Workspace Intelligence merupakan sistem AI terbaru dari Google yang membuat Gemini mampu memahami konteks pekerjaan pengguna secara lebih menyeluruh di berbagai aplikasi Google Workspace. Workspace Intelligence memahami perintah sekaligus membantu menghubungkan informasi terpisah dari Gmail, Google Chat, Calendar, Drive, Docs, Sheets, dan Slides agar pengguna tidak perlu terus mencari, mengumpulkan, dan menjelaskan ulang data yang dibutuhkan.
Dalam aktivitas sehari-hari, banyak waktu kerja dihabiskan bukan untuk menyelesaikan pekerjaan manual yang memakan waktu, seperti mencari dokumen, membaca ulang percakapan, memeriksa email, atau memastikan keputusan terakhir dari suatu proyek.
Workspace Intelligence diperkenalkan untuk menyederhanakan proses manual ini. Sistem ini meningkatkan kemampuan AI Gemini dalam hal konten, proyek aktif, rekan kerja, serta pengetahuan organisasi yang tersedia dalam lingkungan Google Workspace. Sehingga, Gemini dapat memberikan bantuan yang lebih kontekstual dan relevan dengan pekerjaan pengguna.
Apa Itu Workspace Intelligence?
Workspace Intelligence adalah lapisan kecerdasan buatan yang mendukung Gemini dengan pemahaman real-time terhadap aktivitas kerja di Google Workspace.
Sebelumnya, pengguna mungkin perlu menentukan file, menyalin isi email, atau menjelaskan konteks suatu proyek secara manual ketika menggunakan AI. Namun, Workspace Intelligence Gemini bisa langsung memanfaatkan informasi yang tersedia di berbagai aplikasi Workspace untuk memahami apa yang sedang dikerjakan, informasi apa yang relevan, dan hasil seperti apa yang dibutuhkan.
Workspace Intelligence menghubungkan informasi yang sebelumnya tersebar menjadi sebuah konteks kerja yang lebih terpadu. Google menggambarkannya sebagai sistem yang memahami hubungan antara dokumen, email, percakapan, proyek aktif, kolaborator, serta pengetahuan organisasi.
Tiga Prinsip Utama Workspace Intelligence
Workspace Intelligence bekerja berdasarkan tiga prinsip utama berikut:
1. Information Gathering
Workspace Intelligence membantu mengumpulkan informasi yang diperlukan dari berbagai sumber kerja. Gemini dapat menelusuri konteks yang relevan dari email, percakapan, kalender, dan file yang tersedia bagi pengguna.
Pengguna pun tidak perlu membuka banyak tab hanya untuk mengumpulkan bahan sebelum mulai bekerja. Informasi dapat dirangkum dan digunakan sebagai dasar untuk membuat dokumen, presentasi, spreadsheet, maupun pekerjaan lainnya.
2. Situational Awareness
Kemampuan reasoning tingkat lanjut dari Gemini Workspace Intelligence membantu memahami informasi dan tugas yang paling relevan dengan kondisi pengguna saat itu. Sehingga Anda bisa mengetahui proses identifikasi pekerjaan yang memerlukan perhatian, percakapan yang belum ditindaklanjuti, atau action item yang berkaitan dengan proyek tertentu. Namun, hasil yang diberikan tetap perlu ditinjau oleh pengguna, terutama ketika digunakan sebagai dasar keputusan penting.
3. True Personalization
Workspace Intelligence bisa menggunakan pola kerja, cara berkomunikasi, dan format yang sebelumnya digunakan untuk menghasilkan output yang lebih sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Personalisasi tersebut tidak hanya berkaitan dengan gaya penulisan. Gemini juga dapat memanfaatkan struktur dokumen, template, tone of voice, dan preferensi visual yang digunakan perusahaan. Hasilnya, draf yang dibuat dapat lebih konsisten dengan standar komunikasi organisasi.
Apa Saja Kemampuan Baru yang Dihadirkan Google Workspace Intelligence?
1. Ask Gemini Langsung dari Google Chat
Google memperkenalkan Ask Gemini in Chat sebagai ruang untuk berinteraksi dengan Gemini langsung dari Google Chat. Melalui fitur ini, Anda bisa meminta Gemini untuk membantu memprioritaskan pekerjaan, merangkum percakapan, menemukan file berdasarkan deskripsi, membuat dokumen atau presentasi, hingga menjadwalkan pertemuan pada waktu yang sesuai bagi peserta.
Gemini juga diperkenalkan dengan dukungan konektor ke aplikasi pihak ketiga seperti Asana, Jira, dan Salesforce. Sehingga Anda bisa mencari informasi dan menjalankan pekerjaan lintas platform tanpa harus terus berpindah aplikasi.
2. Buat Draft Dokumen Pertama Tanpa Memakan Waktu yang Lama
Memulai dokumen dari halaman kosong sering kali menjadi bagian yang paling memakan waktu. Sebelum menulis, kita harus mengumpulkan catatan, mencari email, meninjau file lama, dan menentukan struktur yang akan digunakan.
Workspace Intelligence memungkinkan Gemini mengumpulkan konteks tersebut dan membantu menghasilkan draf awal secara lebih cepat. Di Google Docs, Gemini diperkenalkan dengan kemampuan untuk membuat dan menyempurnakan dokumen menggunakan informasi dari Drive, Gmail, Chat, dan sumber lain yang relevan. Gemini juga membantu membuat visual, menanggapi komentar, serta menyunting dokumen berdasarkan feedback yang diberikan.
Di Google Sheets, Anda bisa mendeskripsikan spreadsheet yang dibutuhkan menggunakan bahasa sehari-hari. Gemini kemudian dapat menyusun rencana terlebih dahulu sebelum membuat tabel, formula, pivot table, grafik, atau analisis yang diperlukan.
Sementara itu, Gemini di Google Slides mampu membuat presentasi lengkap berdasarkan prompt dan file referensi yang digunakan. Pengguna juga dapat memilih presentasi sebelumnya sebagai acuan gaya agar hasilnya lebih sesuai dengan identitas visual perusahaan. Setiap slide yang dibuat tetap dapat diedit dan disesuaikan kembali.
3. Knowledge Base Otomatis di Google Drive
Workspace Intelligence juga memperluas peran Google Drive dari tempat penyimpanan file menjadi sumber pengetahuan yang lebih mudah dipahami. Pengguna dapat mencari informasi berdasarkan deskripsi, bukan hanya nama file. Gemini kemudian dapat membantu merangkum isi dokumen, menghubungkan informasi dari beberapa sumber, dan memberikan gambaran terbaru mengenai suatu pekerjaan.
Kemampuan ini sangat berguna ketika informasi proyek tersebar di banyak folder, dokumen, email, dan percakapan. Waktu yang sebelumnya digunakan untuk menelusuri setiap sumber dapat dialihkan untuk melakukan evaluasi dan menentukan langkah berikutnya.
Apa Implikasi Workspace Intelligence untuk Perusahaan?
Kemampuan menghasilkan dokumen dan presentasi memang menjadi salah satu manfaat yang paling mudah terlihat. Namun, dampak yang lebih besar dari Workspace Intelligence adalah kemampuannya membantu mempercepat proses pencarian informasi hingga pengambilan keputusan.
Dalam proses kerja konvensional, pengguna perlu menemukan informasi, memastikan versi yang digunakan sudah benar, menggabungkan konteks dari berbagai pihak, lalu menyusun kesimpulan.
Workspace Intelligence membantu mengurangi tahapan manual ini. Semua anggota tim bisa memperoleh gambaran proyek yang sedang berjalan, menemukan informasi keputusan sebelumnya, serta mengidentifikasi pekerjaan yang perlu ditindaklanjuti dengan lebih cepat. Sehingga, jika ditelusuri lebih jauh, perusahaan juga bisa:
- Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menemukan informasi project
- Menghemat waktu penyusunan draf pertama
- Meminimalisir revisi dokumen
- Memotong waktu dalam mencari informasi untuk pengambilan keputusan
- Mempercepat waktu karyawan dalam memahami proyek atau pekerjaan baru
Siap Mempercepat Inovasi Baru di Perusahaan Anda dengan Google Workspace Intelligence?
Workspace Intelligence meningkatkan fungsi integrasi dan kontekstual dari setiap pengguna di dalam organisasi Anda. Sehingga seluruh tim Anda bisa memanfaatkan Gemini untuk menulis, memahami hubungan antarinformasi, proyek, dan orang-orang yang terlibat di dalamnya dengan lebih cepat dan efisien.
Sebagai mitra resmi Google Workspace untuk bisnis di Indonesia, myBATIcloud siap membantu perusahaan memilih paket yang sesuai sekaligus melakukan Migrade (migrasi dan upgrade) dari workspace lainnya dengan aman serta meminimalisir risiko data loss. Konsultasikan kebutuhan Google Workspace perusahaan Anda bersama myBATIcloud dan buat lingkungan kerja yang lebih kolaboratif, aman, dan efisien. Hubungi kami sekarang juga!
